Une cohésion interne renforcée, un processus de décision plus fluide ainsi qu'une expérience client améliorée : devenir une entreprise collaborative présente de nombreux avantages stratégiques. Comment réussir la mise en place d'un modèle de collaboration renforcée ? Je vous détaille les principales actions dans cet article issu du livre blanc "
Les six clés d'une expérience de collaboration réussie".
1.Maximiser vos chances de réussite
Bâtir un modèle de
collaboration interne repose sur l'investissement et l'agilité de chaque organisation à conduire l'adaptation à de nouveaux outils. Pour permettre à vos collaborteurs de mieux travailler ensemble, il est primordial de
planifier vos objectifs et les usages attendus. Ces éléments vont notamment dépendre du budget, des idées et besoins des collaborateurs ainsi que de la mobilisation des équipes (management, RH, employés...) autour du projet. En fonction des modes de travail et des usages collaboratifs envisagés, vous pourrez ensuite
établir les différents profils d'utilisateurs et les solutions qui dessineront ce futur digital.
2. Personnaliser et rendre accessibles les outils sur tout terminal
Que ce soit depuis un smartphone, une tablette, ou un pc portable, vos équipes doivent pouvoir collaborer en tout lieu et à tout moment. Qu'il soit mobile ou fixe, leur outil de travail doit contenir, en plus des principales applications professionnelles, les solutions de collaboration favorisant le travail d'équipes et le partage d'informations (
réseaux sociaux d'entreprise, solutions de conférences, intranet...).
3. Penser des espaces de travail propices à la collaboration
Au quotidien, l'interaction entre les collaborateurs favorise une nouvelle dynamique collective. Pour renforcer cet esprit collaboratif et ajuster les outils aux nouveaux modes de travail, misez sur des
espaces de travail flexibles et attrayants, repensés selon différents facteurs :
- l'utilisateur : définir quelles pratiques sont déjà présentes dans l'entreprise, les évolutions souhaitées et l'impact attendu des nouvelles technologies,
- les outils de collaboration : équiper les espaces de travail de points de connexions, d'outils innovants et fonctionnels (comme la vidéoconférence pour organiser des réunions à distance),
-les besoins : salles de réunions équipées pour les présentations, box individuels favorisant la concentration, lieux de détente.
4. Mener un programme d'adoption performant
Avant que la collaboration ne devienne une seconde nature, ne perdez pas de vue ces deux éléments : l'adoption de ces nouvelles pratiques prendra du temps et l'adhésion de tous en fera sa réussite. Pour faire de tous les collaborateurs les acteurs de ce changement, établissez un plan d'initiatives en accord avec la culture de l'entreprise.
Pensez par exemple à l'organisation d'un évènement interne, à la prise en compte des feedbacks via le réseau social d'entreprise, ou encore à des démonstrations qui enrichissent l'expérience collaborative. Enfin, la formation à ces nouveaux terminaux constitue l'étape clé dans l'appropriation de ces nouveaux outils.
5. Donner les moyens à l'équipe IT
Le suivi des usages est vital pour mesurer et analyser les progrès effectués (nombre d’utilisateurs actifs, satisfaction des utilisateurs, adoption des fonctionnalités). Ces nouveaux outils correspondent-ils aux besoins initiaux et aux ambitions futures ? Sont-ils moteurs d'intéraction et de créativité ? A long terme, le projet pourra évoluer vers des solutions de collaboration plus avancées, grâce à la prise en compte des retours des utilisateurs et la mise en place de nouvelles fonctionnalités.
Car en libérant le potentiel des équipes, l'adoption d'outils collaboratifs favorise la prise d'initiatives et, in fine, s'inscrit dans une démarche plus globale de transformation digitale.
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