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Comment réduire ses coûts sans diminuer sa productivité ?

Comment réduire ses coûts sans diminuer sa productivité ?
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Oui, bien sûr...mon titre est accrocheur. Vous êtes bien entendu concerné. Qui ne l'est pas ? Mais cette situation est particulièrement valable dans le contexte économique actuel. Alors que nous quittons 2008 pour entrer dans 2009, il devient évident que nous ne parviendrons pas à...
Publié le 20 Avril 2009 par michael lazar dans entreprise 2.0

Oui, bien sûr...mon titre est accrocheur. Vous êtes bien entendu concerné. Qui ne l'est pas ? Mais cette situation est particulièrement valable dans le contexte économique actuel. Alors que nous quittons 2008 pour entrer dans 2009, il devient évident que nous ne parviendrons pas à financer nos projets sans réduire les coûts qui y sont associés. Le télétravail est une initiative de réduction des coûts qui s'est imposée ces dernières années. En dépit de cela, de nombreuses sociétés hésitent encore à adopter ce mode de travail.
J'interviens ici pour vous dire que si vous n'avez pas encore véritablement mis en place un programme de télétravail, vous devriez le faire. Premièrement, l'immobilier représente 60 à 70 % des coûts liés à un employé moyen. Ce chiffre englobe l'espace de bureau, les meubles, les connexions réseau, le téléphone, l'électricité et tous les éléments associés au bon fonctionnement d'un bureau. En faisant travailler les employés à distance, il est possible d'éliminer ou de réduire considérablement ces dépenses. Au lieu de faire travailler 100 personnes sur place, vos locaux peuvent se résumer à quelques dizaines de « bureaux flexibles » et quelques salles de conférence. Si nécessaire, vos employés peuvent collaborer sur place, vous pouvez recevoir vos clients dans vos bureaux, mais vous n'êtes pas obligé d'accueillir toutes ces personnes au quotidien. Pensez à votre facture immobilière, puis réduisez-la aux trois-quarts : les économies effectuées sont considérables. Vous devrez très certainement réinvestir une partie de cet argent auprès de vos employés sous forme d'indemnités de télétravail et de logiciels pour rendre possible cette transformation, mais il ne s'agit habituellement que d'une petite part de la facture.

Le réel manque à déplorer même jusqu'à récemment, était celui de logiciels permettant de transformer le bureau à domicile en un véritable environnement de travail. Les dernières versions des logiciels de collaboration tels qu'OCS 2007 et Sametime 8 offrent des alternatives très convaincantes au téléphone de bureau, au pont de téléconférence et à la salle de réunion. Par exemple, la solution OCS 2007 R2, sortie dernièrement, dispose de nombreuses fonctionnalités manquantes dans les versions précédentes, tels que la sonnerie de plusieurs numéros lorsque la ligne de votre bureau sonne, le renvoi d'appel, la mise en attente des appels avec reprise depuis un autre poste, etc. En associant ces fonctionnalités avec celles utilisées depuis des années telles que la messagerie instantanée, la présence, la conférence sur le Web, l'utilisation des tableaux blancs, le « click-to-call » et la vidéo, on constate que ces technologies constituent une alternative viable aux téléphones de bureau et aux locaux eux-mêmes.

La conférence audio se transforme elle aussi pour s'adapter aux entreprises. Avec les services logiciels proposés, il est aussi facile de mettre en place une conférence de groupe ou une conférence audio que d'appeler votre fournisseur existant. Aujourd'hui, plusieurs sociétés utilisent ces technologies pour augmenter ou remplacer leurs services de pont de conférence audio. Il n'est alors pas rare de voir les frais de conférence audio diminuer de 60 à 80 %.

Je serais négligent en ne m'adressant pas aux employés eux-mêmes. Je prendrai pour exemple mon propre cas. J'habite à environ 85 km de notre bureau de Chicago. Un train partant de ma ville me permet de rejoindre mon bureau en 70 minutes à peu près. Lorsque l'on additionne le temps de parcours des quelques kilomètres à faire en voiture jusqu'à la gare, l'entrée et la sortie de la gare à pied, etc., on obtient un temps de trajet total de trois heures. Depuis quelques années, je travaille chez moi. Je me rends au bureau pour les raisons mentionnées précédemment, par exemple pour rencontrer des clients, participer à des réunions professionnelles, etc. Le reste du temps, je suis chez moi ou chez un client. A quoi servent les trois heures économisées ? Au moins deux d'entre elles sont consacrées au travail. Je participe à des conférences téléphoniques, je m'entretiens avec les clients, ou j'étudie des propositions. Je peux également observer mes enfants lorsqu'ils montent dans le car scolaire. Si je dois faire une course au milieu de la journée, il n'y a aucun problème tant que je peux finir le travail prévu. Au lieu de m'inquiéter et de terminer ma course en hâte pour retourner rapidement au bureau, je me concentre sur mon travail et m'occupe des tâches à accomplir lorsque le temps me le permet. Je peux travailler à 10 h, à midi, à 15 h ou à 20 h. Cela n'a pas d'importance, puisque je ne suis pas lié à un bureau. Au cours des trois dernières années, j'estime avoir travaillé chaque jour deux heures et demie de plus que lorsque je travaillais dans un bureau, et je suis pourtant bien plus heureux et plus productif. J'ai participé à des conférences téléphoniques à 3 h du matin avec des interlocuteurs basés en Europe, et à 22 h avec des personnes situées en Asie. Travailler à domicile rend ces situations possibles et plausibles. Pourrais-je participer à cette conférence téléphonique si j'étais contraint de travailler dans un bureau ? Il n'y a aucune chance que cela se produise. Mais si je peux sortir de mon lit, prendre l'appel puis retourner au lit, je le ferai. Vous pensez peut-être que je fais du zèle, mais il y a quelques semaines, j'ai même participé à un appel avec des correspondants européens le jour de Thanksgiving, à 10 h HNC. Si je ne travaillais pas à domicile, cela aurait été impensable. Le télétravail me permet de travailler en fonction de mes besoins, et d'être en retour un employé beaucoup plus efficace, plus performant et dévoué.

Un dernier élément à prendre en compte est un changement qui se trouve au programme de toutes les sociétés : le passage au vert. Lorsque vous permettez à vos employés de travailler depuis n'importe quel endroit, vous réduisez considérablement l'impact de votre entreprise sur l'environnement. Toutes ces personnes utilisent moins leur voiture, prennent moins souvent le train, réduisant ainsi les émissions de gaz à effet de serre et la pollution. L'énergie nécessaire au fonctionnement de leurs espaces de bureau n'a plus lieu d'être. Je travaille depuis mon domicile qui, de toutes façons, est chauffé/climatisé, éclairé, etc. Il me suffit d'allumer la lumière. Pas besoin de PBX ou autre serveur de fichiers dans votre cagibi, puisque tout votre travail passera par le cyberespace. Télétravail égale écologie. C'est un excellent moyen d'améliorer vos résultats et de préserver l'environnement.

Il y a seulement 3 ou 4 ans, le télétravail n'était pas nécessairement viable pour la majorité des employés. Cependant, la prolifération de l'accès haut débit pour les particuliers, l'amélioration considérable des systèmes de sécurité, le perfectionnement des logiciels de collaboration et la consolidation des infrastructures ont rendu le lieu de travail bien moins important que la façon de travailler. En ayant la possibilité de travailler dans leur propre environnement, les employés deviennent plus loyaux et plus disposés à faire des efforts pour leur société.

N'oubliez pas qu'en travaillant où ils le souhaitent, vos employés peuvent être plus heureux, en meilleure santé, plus flexibles et plus productifs, tout en permettant à votre société de se mettre au vert ! Un véritable scénario gagnant-gagnant.

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