De nombreuses entreprises cherchent à repenser leur environnement de travail. Objectif : stimuler la collaboration entre salariés et augmenter leur productivité. Comment ? En plaçant le collaborateur au centre de ces innovations digitales.
Encore trop souvent, les projets de transformation digitale des entreprises à destination des collaborateurs semblent être déployés sans impliquer les salariés. En résulte un taux d'adoption aux outils, aux services et aux nouveaux espaces souvent trop faibles. L’adoption dépend notamment du profil du collaborateur et de son envie de monter en compétence au sein de son nouvel environnement. Différents facteurs peuvent en être la source, tels que l’incompréhension, l’état d’esprit, la culture d’entreprise, etc. C’est pourquoi il est important de l’accompagner dans ces changements. Quelles sont les solutions pour réussir son projet de nouvel environnement de travail ?
1. Coordonner son changement d’environnement
Selon l’ampleur du changement et le nombre de collaborateurs impactés, il est important d’adapter la cadence des transformations mises en place. Y aller étape par étape permet de ne pas déstabiliser ses salariés, aussi bien que l’entreprise. Plusieurs méthodes sont applicables pour bien coordonner son changement d’environnement.
Premièrement, il est nécessaire de bien mesurer l’ampleur du changement. Par exemple, un changement de siège avec déménagement complet des équipes n’impliquera évidemment pas les mêmes modalités que le déploiement de nouveaux outils collaboratifs. De fait, l’échelonnage par niveau de changement doit être pensé par les différents départements de l’entreprise responsables de cette réorganisation.
Les entreprises doivent trouver la manière de changer l’environnement du collaborateur pour lui permettre de s’adapter au mieux à cette transformation. Les Directions des Systèmes d’Information, les Services de Ressources Humaines, les Services Généraux et la Communication interne des entreprises, sont entre autres, des entités devant opérer un travail coordonné. Dans un projet de transformation d’environnement de travail, le périmètre d’action de chaque entité doit en amont, être bien cadré par l’équipe cœur en charge du projet. Cela évitera des incompréhensions sur l’implication des différents départements chargés de mettre en place l’environnement de travail. En ce sens, des comités réguliers doivent être tenus, avant et pendant le projet pour piloter au mieux le déploiement.
2. Communiquer avec les équipes
L’entreprise doit accompagner ses salariés, communiquer sur les opérations en cours en informant le collaborateur sur ce qui est attendu de lui, et démontrer les bénéfices qu’implique cette transformation. Sans démontrer les bénéfices clés, les acteurs du changement se risquent à un déficit d’adhésion voire une désapprobation de leur plan de transformation. D’où la nécessité de présenter des gains clairs et tangibles efficacement prouvés. Gains de temps dans les processus métiers, gains en pertinence sur les informations échangées, gains d’interactions professionnelles, gains en visibilité au sein de l’entreprise, sont entres autres des indicateurs sur lesquels s’appuyer.
Plusieurs supports à relayer aux collaborateurs, tels que la diffusion de guides de bonnes pratiques, la mise à disposition de modules de découverte, des formations à la prise en main, des rapports d’utilisation, des enquêtes sont nécessaires.
L’entreprise peut aussi entreprendre d’ouvrir un centre de services composé d’un accès aux équipes en charges de la transformation, et un réseau d’échanges entre salariés. Ils permettent de centraliser les opérations liées au nouvel environnement. En quelque sorte, un nœud qui catalyse les retours utilisateurs et leurs interrogations, permettant d’améliorer le déploiement des outils et la stratégie d’accompagnement des collaborateurs.
3. Impliquer les utilisateurs pour faciliter l’adoption
Collaborer, c’est aussi faire collaborer ses salariés pour que l’adoption des outils et services de la transformation soit la plus haute possible. La pratique des outils et du nouvel environnement se développe aussi beaucoup par des effets de ruissellement et d’apprentissages entre pairs. Afin d’y parvenir, l’activation d’un réseau d’ambassadeurs dédiés au projet de transformation peut se montrer très efficace. Ces ambassadeurs, sur la base du volontariat, seront le relais du dispositif d’évolution de l’environnement de travail. Ils pourront faire un travail d’évangélisation au cœur des équipes, faire comprendre les usages, montrer les bénéfices des nouveaux espaces et solutions mises à dispositions des collaborateurs. Ces ambassadeurs, grâce à leur utilisation des outils auront pour but d’induire le changement dans les habitudes de travail et de rendre naturelles ces évolutions.
Ces leviers permettent de couvrir une large étendue de la transformation et de toucher au mieux les collaborateurs. Bien se préparer grâce à une coordination avec les entités impliquées, bien informer et acculturer les équipes grâce à une communication efficace, et enfin faciliter l’adoption des usages grâce à une collaboration utile et au plus proche de chaque collaborateur.
Pour aller plus loin :
Consultant au sein d'Orange Consulting, passionné d'innovations technologiques, des médias et de projets impliquant l'humain, j'accompagne nos clients dans leurs plans de transformation digitale. J’interviens principalement sur des sujets liés aux innovations d'outils collaboratifs, aux nouveaux espaces de travail, et à l'animation de communauté en projets innovants.